Pri práci na hárku Google s rôznymi spolupracovníkmi je dôležité sledovať všetky zmeny. Takto sa každý môže odvolávať na nové informácie a zostať v obraze.
Sledovanie a správa zmien v Tabuľkách Google je pomerne jednoduchá. Existujú rôzne spôsoby, ako to urobiť povolením rôznych funkcií alebo pomocou doplnku. Poďme ich preskúmať.
Sledujte zmeny povolením pravidiel upozornení
Elegantná funkcia, ktorá existuje v „Pravidlách upozornení“ v Tabuľkách Google, vám umožňuje byť vždy informovaní o zmenách vykonaných v dokumente. Keď to povolíte, budete dostávať e-maily vždy, keď dôjde k zmene v hárku. Môžete sa rozhodnúť, či chcete dostávať upozornenia zakaždým, keď niekto vykoná zmenu, alebo chcete získať súhrn všetkých úprav.
Pozrime sa, ako to urobiť:
- Otvorte požadovaný hárok a vyhľadajte „Nástroje“.
- Posuňte zobrazenie nadol a kliknite na „Pravidlá upozornení“.
- Vyberte možnosť „Vykonajú sa akékoľvek zmeny“.
- Ďalej v časti „Upozorniť ma s…“ si vyberte medzi okamžitým prijímaním e-mailov alebo každodenným súhrnom.
- Kliknite na „Uložiť“.
Sledujte zmeny povolením histórie verzií
Ďalšou užitočnou metódou sledovania zmien v Tabuľkách Google je povolenie „História verzií“. Táto funkcia poskytuje prehľad všetkých úprav spolu s podrobnosťami, ako kto a kedy úpravy vykonal. Postup:
- Otvorte požadovaný hárok a prejdite na „Súbor“.
- Z rozbaľovacej ponuky vyberte „História verzií“ a kliknite na „Zobraziť históriu verzií“.
Na pravej strane hárka bude pruh zobrazujúci mená redaktorov v rôznych farbách. Teraz budú všetky nové zmeny zvýraznené farbou predstavujúcou osobu, ktorá zmeny vykonala.
Sledujte zmeny pomocou služby Sheetgo
Existuje doplnok s názvom Sheetgo, ktorý vám umožňuje jednoducho sledovať zmeny v Tabuľkách Google a každý deň automaticky importovať údaje. Najprv musíte nainštalovať doplnok. Potom by ste mali otvoriť hárok, kde chcete sledovať denné zmeny, a hárok s potrebnými údajmi. Tu je návod, ako začať používať doplnok:
- Prejdite na „Doplnky“.
- Z rozbaľovacej ponuky vyberte „Sheetgo“ a potom „Štart“.
- Na pravej strane listu sa automaticky otvorí lišta.
Teraz, keď ste to urobili, pozrime sa, ako importovať údaje z aktuálneho hárka do hárka, kde chcete sledovať zmeny.
- Prejdite na hárok, do ktorého chcete importovať údaje.
- Kliknite na tlačidlo „Spustiť pripojenie“ a potom na „Importovať údaje“.
- Budete môcť vidieť rôzne hárky, takže vyberte ten, ktorý potrebujete.
- Po kliknutí naň sa zobrazí možnosť „Nastavenia“.
- Rozbaľte kartu „Nastavenia“ a zobrazia sa vám rôzne možnosti.
Po vykonaní týchto krokov budete musieť na dokončenie procesu povoliť aj možnosť „Pridať údaje“. Doplnok tak automaticky pridá údaje pod predtým importované údaje. Mali by ste tiež začiarknuť políčko „Povoliť formátovanie prenosu“, aby oba hárky vyzerali rovnako.
Môžete sa rozhodnúť pomenovať pripojenie pre budúce referencie. V časti „Automatická aktualizácia“ sa môžete rozhodnúť, ako často a v akom čase chcete importovať údaje. Povolenie tejto možnosti a výber frekvencie importu údajov vám umožní získať denné aktualizácie zmien.
Nakoniec kliknite na „Dokončiť“ na dokončenie procesu. Nové údaje sa teraz budú denne dopĺňať pod tie existujúce. Každý deň, keď otvoríte hárok, získate nové informácie, ktoré vám umožnia sledovať zmeny.
Tento doplnok je užitočný, pretože vyžaduje iba jednorazové pripojenie. Keď to urobíte, budete môcť sledovať zmeny v Tabuľkách Google automaticky a každý deň.
Poznámka: Môžete sa rozhodnúť vypnúť „Automatická aktualizácia“ alebo zmeniť, ako často chcete importovať údaje. Ak to chcete urobiť, pozrite si časť vyššie.
Sledujte zmeny povolením „Podmieneného formátovania“
Vizuálne znázornenie zmien môže byť veľmi jednoduchým spôsobom sledovania všetkých úprav. V Tabuľkách Google je na to možnosť – stačí ju povoliť. Môžete to urobiť takto:
- Vyberte všetky údaje (bunky), v ktorých chcete použiť podmienené formátovanie.
- Prejdite na „Formátovať“ a nájdite „Podmienené formátovanie“.
- V rozbaľovacej ponuke v časti „Pravidlá formátovania“ uvidíte „Pravidlá formátovania, ak...“.
- Tu musíte vybrať „Nie je prázdne“.
- Ďalej v časti „Štýl formátovania“ si môžete vybrať farbu pozadia alebo typ písma písmen.
- Kliknite na „Hotovo“.
Povedzme, že si ako farbu pozadia vyberiete modrú. Ak osoba zadá údaje alebo vykoná zmeny vo formátovaných bunkách, bunka, v ktorej to robí, sa zmení na modrú. Také jednoduché!
Sledujte zmeny povolením „História buniek“
Ak chcete sledovať zmeny vykonané iba v jednej bunke, môžete to urobiť povolením novej možnosti „História buniek“. To vám umožní vidieť meno spolupracovníka, ktorý vykonal zmenu, a časovú pečiatku zmeny. Postup:
- Kliknite pravým tlačidlom myši na bunku a kliknite na „Zobraziť históriu úprav“.
- Uvidíte šípky, ktoré môžete posúvať zľava doprava, aby ste videli úpravy.
Gratulujem!
Teraz už nebudete mať problém zapnúť sledovanie zmien v Tabuľkách Google. Sú na to rôzne spôsoby. Môžete povoliť „Pravidlá upozornení“, „História verzií“, „Podmienené formátovanie“, „História buniek“ alebo získať doplnok, ako je napríklad Sheetgo.
Vyskúšali ste už niektorú z metód? Ktorý z nich funguje najlepšie pre vás? Dajte nám vedieť v komentároch nižšie.
