Väčšina moderných firiem sa pri komunikácii spolieha na e-maily. Strata prístupu k e-mailom alebo ešte horšie k celým e-mailovým účtom môže byť zničujúca. Zálohovanie e-mailov programu Outlook je jedným z najlepších spôsobov, ako získať pokoj s vedomím, že e-maily sú uložené na viacerých miestach vo vašom zariadení a nemožno ich ľahko stratiť.
V tomto článku vysvetlíme, ako zálohovať e-maily programu Outlook niekoľkými rôznymi spôsobmi.
Ako zálohovať a exportovať všetky e-maily programu Outlook
Jedným z najrýchlejších spôsobov zálohovania všetkých e-mailov programu Outlook je použitie integrovaného formátu súboru .pst. Microsoft Outlook a Microsoft Exchange používajú výhradne súbory PST na ukladanie e-mailov, kontaktných informácií a adries a udalostí v kalendári. Statický súbor PST možno použiť ako zálohu vašich aktuálnych e-mailov a kontaktných informácií programu Outlook a Outlook k nemu bude mať prístup aj v režime offline.
Postup zálohovania e-mailov do súboru .pst:
- Otvorte svoj Outlook a potom stlačte „Súbor“.
- V ponuke vyberte možnosť „Otvoriť a exportovať“.
- Kliknite na tlačidlo „Importovať/Exportovať“.
- Systém sa vráti na hlavnú obrazovku programu Outlook a zobrazí sa Sprievodca importom/exportom, ktorý vás prevedie procesom exportu.
- V Sprievodcovi vyberte zo zoznamu možnosť „Exportovať do súboru“ a potom kliknite na „Ďalej“.
- Keď sa zobrazí výzva na výber typu súboru, vyberte možnosť „Dátový súbor programu Outlook (.pst)“ a kliknite na tlačidlo „Ďalej“.
- Potom sa zobrazí výzva na výber priečinkov na export. Môžete si vybrať svoj e-mailový účet a exportovať všetky priečinky, ktoré sú s ním spojené, vrátane kontaktov a údajov kalendára. Keď ste s výberom spokojní, kliknite na tlačidlo „Ďalej“.
- Vyberte cestu adresy, v ktorej je uložený záložný súbor. Zapamätajte si cestu, aby ste k nej mali neskôr prístup.
- Je vhodné zmeniť názov súboru (posledná časť cesty). V predvolenom nastavení je to „backup.pst“.
- Ak ukladáte záložný súbor do predvolenej cesty, vyberte, či chcete duplikovať položky.
- (Voliteľné) Pomocou tlačidla „Späť“ sa môžete vrátiť na ktorýkoľvek z predchádzajúcich dialógov, napríklad ak chcete zmeniť výber priečinka.
- Stlačením „Dokončiť“ spustíte proces exportovania.
- Outlook vás vyzve na vytvorenie hesla. Môže to byť dôležité z bezpečnostných dôvodov, ale nemusíte zadávať heslo.
- Extrahovaný súbor nájdete v umiestnení, ktoré ste zadali pre cestu k súboru. Teraz môžete súbor presunúť alebo skopírovať inam.
Ako získať prístup k exportovaným e-mailom programu Outlook
Po exportovaní súborov vás možno zaujíma, ako k nim neskôr pristupovať. Outlook uľahčuje otváranie záloh a obnovenie e-mailov do uloženého časového bodu. Tu je to, čo musíte urobiť:
- Nájdite záložný súbor. Všimnite si jeho umiestnenie a cestu k súboru.
- Otvorte program Outlook.
- Kliknite na „Súbor“ a potom kliknite na „Otvoriť a exportovať“.
- V ponuke vpravo vyberte možnosť „Otvoriť súbor s údajmi programu Outlook“.
- Tým sa otvorí Prieskumník súborov. Prejdite na záložný súbor. Kliknite naň a vyberte možnosť „Otvoriť“.
- Systém vás vráti na hlavnú obrazovku programu Outlook.
- V navigačnej ponuke vľavo sa posuňte nadol, kým neuvidíte „Údaje programu Outlook“. Táto kategória obsahuje položky získané zo záložného súboru.
- Kategória zachováva pôvodné systémy formátovania a priečinkov.
- E-maily môžete presúvať myšou a presúvať ich do iných súborov.
Teraz máte prístup k zálohovaným e-mailom.
Ako rýchlo uložiť jeden e-mail programu Outlook
Niekedy sa nechcete obťažovať ukladaním všetkých e-mailov a otváraním programu Outlook znova, keď potrebujete iba jeden alebo niekoľko konkrétnych e-mailov. Našťastie existuje niekoľko rýchlych riešení, ako uložiť jeden e-mail z Outlooku.
Metóda 1 - Priame uloženie do priečinka
- Otvorte program Outlook.
- Otvorte Prieskumníka a prejdite na miesto, kam chcete e-mail uložiť. Možno budete musieť prepnúť Outlook aj Prieskumník do režimu okna a presunúť ich, aby ste k nim mali jednoduchší prístup.
- Presuňte e-mail, ktorý chcete uložiť, z programu Outlook do priečinka.
- Outlook automaticky uloží e-mail vo formáte „položka programu Outlook“.
- Dvakrát kliknite na uložený e-mail a otvorte ho v programe Outlook.
Metóda 2 - Uložiť ako TXT alebo HTML
- Otvorte e-mail, ktorý chcete uložiť v programe Outlook.
- Vyberte „Súbor“ a potom vyberte „Uložiť ako“.
- Zobrazí sa Prieskumník súborov. Vyberte cestu, kam chcete uložiť e-mail. V spodnej časti Prieskumníka súborov kliknite na šípku vedľa položky „Uložiť ako typ“. Vyberte možnosť „Len text“ na uloženie vo formáte .txt alebo možnosť „HTML“ na uloženie e-mailu ako súbor .html.
- Po uložení môžete k e-mailu pristupovať pomocou textového editora (napríklad programu Poznámkový blok), ak je vo formáte .txt, alebo pomocou prehliadača, ak je uložený ako .html.
Uložením e-mailu týmto spôsobom sa nezachovajú žiadne prílohy, preto si ich stiahnite, podľa potreby premenujte a uložte spolu s e-mailom na neskorší prístup.
Metóda 3 – Na uloženie obrázka použite funkciu Screen Capture
Na uloženie obsahu e-mailu ako obrázka môžete použiť aj softvér na snímanie obrazovky. Táto metóda môže byť užitočná pri odkazovaní na obsah e-mailu v iných komunikačných formulároch, pretože obrázky sa ľahko pripínajú k e-mailom a iným správam.
Ak používate Windows, novšie verzie sa dodávajú s predinštalovaným softvérom na snímanie obrazovky s názvom Snipping Tool (na starších zariadeniach) a Snip & Sketch. Prípadne môžete použiť tlačidlo Print Screen na klávesnici a potom obrázok prilepiť do programu Maľovanie.
V prípade zariadení Mac je postup podobný. Pomocou skratky Ctrl + Command + 4 otvorte integrovanú funkciu snímania obrazovky a potom potiahnite krížik výberu, aby ste prekryli oblasť e-mailu, aby ste ho uložili.
Pre Linux môžete nájsť sortiment softvéru na snímanie obrazovky dostupný na stiahnutie, ktorý možno použiť na uloženie e-mailu ako obrázka. Alternatívne majú modely založené na GNOME integrovaný nástroj Screenshot v ponuke Aplikácie > Príslušenstvo. Niektoré verzie operačného systému Linux budú reagovať na tlačidlo Print Screen na klávesnici, podobne ako v systémoch Windows.
Ako exportujem všetky e-mailové adresy v programe Outlook?
Ak chcete exportovať zoznam kontaktov (ktorý obsahuje e-mailové adresy vašich kontaktov, ako aj ďalšie informácie), môžete použiť kroky podobné tomu, ako by ste exportovali e-maily. Kontaktné informácie však môžu byť uložené v inom formáte súboru, ktorý je užívateľsky prívetivejší a možno ho otvoriť v Exceli pre rýchlu manipuláciu a úpravu. Tu je to, čo musíte urobiť:
- Otvorte program Outlook.
- Vyberte Súbor > Otvoriť a exportovať > Importovať/Exportovať.
- V Sprievodcovi importom/exportom zvoľte „Uložiť ako súbor“.
- Keď sa zobrazí výzva na výber typu súboru, vyberte možnosť „Hodnoty oddelené čiarkou (.csv)“.
- V ponuke výberu priečinka vyberte priečinok „Kontakty“ pod svojím účtom.
- Potvrďte cestu k súboru alebo ju podľa potreby zmeňte. Pomenujte súbor podľa želania.
- Stlačením „Dokončiť“ spustíte proces exportu.
- Po dokončení procesu sa dialógové okno Import/Export zatvorí.
Exportovaný súbor .csv je možné otvoriť v programe Excel. Zobrazí sa veľká tabuľka s kontaktnými informáciami. Pravdepodobne budete mať veľa prázdnych buniek a to je úplne normálne. Na úpravu údajov môžete použiť Excel, aj keď vloženie ďalšieho obsahu môže spôsobiť, že nebude pre Outlook čitateľný, ak budete musieť súbor importovať neskôr.
Tento súbor môžete použiť na inom zariadení alebo e-mailovej službe na importovanie kontaktných informácií.
Ako uložím viacero e-mailov programu Outlook do počítača?
Ak si chcete uložiť viac ako jeden e-mail naraz, ale nepotrebujete celú knižnicu e-mailov, existuje spôsob, ako vybrať niekoľko e-mailov, ktoré chcete uložiť naraz. Tu je to, čo musíte urobiť:
- Otvorte program Outlook.
- Vyberte e-maily, ktoré chcete uložiť. Podržte Ctrl a kliknite na e-maily, aby ste ich vybrali jeden po druhom, alebo podržte Shift, ak chcete vybrať dávku e-mailov medzi prvým a druhým kliknutím.
- Prejdite na Súbor > Uložiť ako.
- V dialógovom okne prejdite do priečinka, do ktorého chcete uložiť e-maily, pomenujte súbor, ako chcete, a ako formát na uloženie vyberte „Len text“.
- Outlook uloží všetky vybraté e-maily do jedného súboru .txt. Na prístup k nim môžete použiť svoj textový editor.
Ak ich chcete uložiť v samostatných súboroch .txt, budete musieť uložiť každý e-mail samostatne. Ďalšie doplnky Outlook dostupné online môžu rozšíriť túto funkciu na ukladanie e-mailov v samostatnom formáte .txt alebo v alternatívnych formátoch súborov.
Nový vzhľad v programe Outlook
S integrovanou exportnou funkciou Outlooku môžete zálohovať a obnoviť e-maily v prípade, že stratíte prístup k svojmu e-mailovému účtu, či už v dôsledku straty hesla alebo napadnutia. Vzhľadom na to, že online komunikácia je taká rozšírená, pár minút svojho času na pravidelné zálohovanie e-mailov vám môže ušetriť bolesť hlavy pri prehrabávaní sa stratených súborov.
Ako často exportujete e-maily z programu Outlook? Dajte nám vedieť v sekcii komentárov nižšie.
