Rôzne farebné stavy v Skype for Business informujú vaše kontakty o tom, že ste mimo kancelárie, a o vašej úrovni dostupnosti. Ak potrebujete vedieť, ako na to, ukážeme vám to v tomto článku.
Najprv vás prevedieme nastavením neprítomnosti s automatickými odpoveďami v systéme Windows 10; ako potom zahrnúť ďalšie informácie nastavením dostupnosti v programe Skype. Navyše, keďže verzia Skype for Business pre Mac momentálne nezískava informácie z kalendára Outlooku, ukážeme vám kroky na riešenie.
Možnosť 1: Synchronizácia MS Outlook so Skype for Business (fialová bodka s automatickými odpoveďami)
Nastavte funkciu Mimo kancelárie s automatickou odpoveďou v systéme Windows
Pred nastavením funkcie Neprítomnosť s automatickými odpoveďami musíte skontrolovať, aký typ účtu Outlook máte, pretože to bude závisieť od krokov, ktoré musíte vykonať:
- V programe Outlook kliknite na „Súbor“ > „Nastavenia účtu“.
- Vyberte „Nastavenia účtu“ a potom skontrolujte stĺpec „Typ“:
- Ak používate pracovný e-mail, váš účet bude Microsoft Exchange.
- Ak ide o osobný e-mail, ako je Gmail, váš účet bude IMAP alebo POP3.
- Ak používate pracovný e-mail, váš účet bude Microsoft Exchange.
Ak chcete nastaviť automatickú odpoveď mimo kancelárie pre konto Microsoft Exchange:
- Spustite Outlook a potom vyberte „Súbor“ > „Automatické odpovede“.
- V poli „Automatické odpovede“ kliknite na „Odoslať automatické odpovede“.
- Môžete nastaviť rozsah dátumov pre vaše automatické odpovede, ktorý sa zastaví v čase ukončenia. v opačnom prípade ho budete musieť vypnúť ručne.
- Ak nie je k dispozícii možnosť „Automatické odpovede“, použite možnosť „Pravidlá a upozornenia“ na nastavenie svojej neprítomnosti.
- Môžete nastaviť rozsah dátumov pre vaše automatické odpovede, ktorý sa zastaví v čase ukončenia. v opačnom prípade ho budete musieť vypnúť ručne.
- Zadajte odpoveď, ktorú chcete odoslať, keď ste preč, na karte „Vnútri mojej organizácie“.
- Možnosť „ktokoľvek mimo mojej organizácie“ odošle vašu automatickú odpoveď na každý e-mail.
- Možnosť „ktokoľvek mimo mojej organizácie“ odošle vašu automatickú odpoveď na každý e-mail.
- Uložte kliknutím na „OK“.
Ak chcete vytvoriť správu mimo pracoviska pre svoj účet IMAP alebo POP3:
- Spustite program Outlook a potom výberom položky „Súbor“ zobrazte možnosti informácií o účte.
- Vyberte „Nová správa“.
- Vyplňte predmet a odpoveď pre svoju šablónu.
- Kliknite na „Súbor“ a potom na „Uložiť ako“.
- V rozbaľovacej ponuke „Uložiť ako typ“ zadajte názov vašej šablóny; potom kliknite na „Šablóna programu Outlook (*.oft).“
- Vyberte umiestnenie a potom „Uložiť“.
Ak chcete vytvoriť pravidlo mimo pracoviska:
- Kliknite na „Súbor“ > „Spravovať pravidlá a upozornenia“.
- Na karte „Pravidlá e-mailu“ v poli „Pravidlá a upozornenia“ vyberte „Nové pravidlo“.
- Vyberte „Použiť pravidlo na prijatú správu“ pod „Začať od prázdneho pravidla“ a potom „Ďalej“.
- Ak chcete odpovedať na všetky správy, ponechajte možnosti Kroky 1 a 2 nezmenené a potom „Ďalej“.
- Kliknutím na „Áno“ potvrdíte pravidlo pre všetky správy.
- Pod „Krok 1: Vyberte akcie;“ potom kliknite na „odpovedať pomocou konkrétnej šablóny“.
- Pod „Krok 2: Upravte popis pravidla“ vyberte zvýraznený text pre „konkrétnu šablónu“.
- Vyberte „Používateľské šablóny v systéme súborov“ z možnosti „Vybrať šablónu odpovede“ v časti „Pozrite sa“.
- Kliknite na svoju šablónu a potom na „Otvoriť“ > „Ďalej“.
- Pridajte všetky požadované výnimky a potom „Ďalej“.
- Teraz nazvite svoje pravidlo nejako, napr. Mimo kancelárie.
- Ak chcete spustiť automatické odpovede hneď, ponechajte začiarknutú možnosť „Zapnúť toto pravidlo“ a potom „Dokončiť“, v opačnom prípade zrušte začiarknutie tejto možnosti, kým nebudete pripravení.
Poznámka: Kým ste preč, musíte nechať Outlook spustený, aby ste mohli odosielať automatické odpovede.
Ak chcete pravidlo aktivovať:
- Kliknite na „Súbor“ > „Spravovať pravidlá a upozornenia“.
- V časti „Pravidlá e-mailu“ v časti „Pravidlá a upozornenia“ nájdite svoje pravidlo, potom naľavo od neho začiarknite políčko a „OK“.
Nakoniec nastavte svoju prítomnosť v programe Skype na „Aktívne“:
Kedykoľvek vás niektorý z vašich kontaktov na Skype vyhľadá, vedľa vášho mena sa mu zobrazí malá fialová bodka. Toto potvrdzuje, že nie ste v kancelárii, ale ste stále k dispozícii a ste pripravení hovoriť.
- Prihláste sa do Skype a vyberte svoj profilový obrázok v časti „Rozhovory“.
- Kliknite na svoj aktuálny stav a potom vyberte „Aktívne“.
Nastavte stav mimo kanceláriu a „aktívny“ stav Skype v systéme Mac
Poznámka: Skype for Business na Macu momentálne neponúka podrobnosti o prítomnosti na základe kalendára Outlooku. Ako riešenie môžete nastaviť svoj stav na „Aktívny“ pomocou správy o stave mimo pracoviska:
- Prihláste sa do Skype a kliknite na svoju fotografiu.
- V rozbaľovacej šípke pod vaším menom vyberte možnosť „Dostupné“.
Potom pridajte správu o stave:
- Kliknite na svoju fotografiu a vyberte možnosť „Kliknutím pridajte správu o stave“.
- Napíšte správu, napr. „Momentálne som offline... – ….. Prosím, napíšte mi.
- Ak chcete správu odstrániť, stačí na ňu kliknúť a potom kliknúť na „Odstrániť“.
Keď vás vaši kolegovia vyhľadajú vo svojich kontaktoch Skype, uvidia, že nie ste v kancelárii a ste k dispozícii.
Možnosť 2: Synchronizácia kalendára MS Outlook so Skype (fialová zakrúžkovaná šípka)
Nastavte funkciu Mimo kancelárie s automatickou odpoveďou alebo bez nej v systéme Windows
Pred nastavením vašej neprítomnosti musíte skontrolovať, aký typ účtu Outlook máte, pretože to bude závisieť od krokov, ktoré musíte vykonať:
- V programe Outlook kliknite na „Súbor“ > „Nastavenia účtu“.
- Vyberte „Nastavenia účtu“ a potom skontrolujte stĺpec „Typ“:
- Ak používate pracovný e-mail, váš účet bude Microsoft Exchange.
- Ak ide o osobný e-mail, ako je Gmail, váš účet bude IMAP alebo POP3.
- Ak používate pracovný e-mail, váš účet bude Microsoft Exchange.
Ak chcete nastaviť automatickú odpoveď mimo kancelárie pre konto Microsoft Exchange:
- Spustite Outlook a potom vyberte „Súbor“ > „Automatické odpovede“.
- V poli „Automatické odpovede“ kliknite na „Odoslať automatické odpovede“.
- Môžete nastaviť rozsah dátumov pre vaše automatické odpovede, ktorý sa zastaví v čase ukončenia. v opačnom prípade ho budete musieť vypnúť ručne.
- Ak nie je k dispozícii možnosť „Automatické odpovede“, použite možnosť „Pravidlá a upozornenia“ na nastavenie svojej neprítomnosti.
- Môžete nastaviť rozsah dátumov pre vaše automatické odpovede, ktorý sa zastaví v čase ukončenia. v opačnom prípade ho budete musieť vypnúť ručne.
- Zadajte odpoveď, ktorú chcete poslať počas vašej neprítomnosti, na karte „Vnútri mojej organizácie“. Môžete tiež nechať odpoveď prázdnu.
- Možnosť „ktokoľvek mimo mojej organizácie“ odošle vašu automatickú odpoveď na každý e-mail. Ak chcete ponechať odpoveď prázdnu, Outlook odporúča vybrať možnosť „Iba moje kontakty“.
- Uložte kliknutím na „OK“.
Ak chcete vytvoriť správu mimo pracoviska pre svoj účet IMAP alebo POP3:
- Spustite program Outlook a potom výberom položky „Súbor“ zobrazte možnosti informácií o účte.
- Vyberte „Nová správa“.
- Vyplňte predmet a odpoveď pre svoju šablónu.
- Kliknite na „Súbor“ a potom na „Uložiť ako“.
- V rozbaľovacej ponuke „Uložiť ako typ“ zadajte názov vašej šablóny; potom kliknite na „Šablóna programu Outlook (*.oft).“
- Vyberte umiestnenie a potom „Uložiť“.
Ak chcete vytvoriť pokyn mimo pracoviska:
- Kliknite na „Súbor“ > „Spravovať pravidlá a upozornenia“.
- Pri možnosti „Pravidlá e-mailu“ v poli „Pravidlá a upozornenia“ vyberte „Nové pravidlo“.
- Vyberte „Použiť pravidlo na prijatú správu“ pod „Začať od prázdneho pravidla“ a potom „Ďalej“.
- Ak chcete odpovedať na všetky správy, ponechajte možnosti „Kroky 1 a 2 nezmenené“ a potom „Ďalej“.
- Kliknutím na „Áno“ potvrdíte pravidlo pre všetky správy.
- Pod „Krok 1: Vyberte akcie;“ potom kliknite na „odpovedať pomocou konkrétnej šablóny“.
- Pod „Krok 2: Upravte popis pravidla“ vyberte zvýraznený text pre „konkrétnu šablónu“.
- Vyberte „Používateľské šablóny v systéme súborov“ z možnosti „Vybrať šablónu odpovede“ v časti „Pozrite sa“.
- Kliknite na svoju šablónu a potom na „Otvoriť“ > „Ďalej“.
- Pridajte všetky požadované výnimky a potom „Ďalej“.
- Teraz nazvite svoje pravidlo nejako, napr. Mimo kancelárie.
- Ak chcete, aby sa vaše automatické odpovede začali teraz, ponechajte začiarknutú možnosť „Zapnúť toto pravidlo“ a potom „Dokončiť“ alebo zrušte začiarknutie možnosti, keď budete pripravení.
Poznámka: Kým ste preč, musíte nechať Outlook aktívny, aby ste mohli odosielať automatické odpovede.
Ak chcete aktivovať pravidlo:
- Kliknite na „Súbor“ > „Spravovať pravidlá a upozornenia“.
- V časti „Pravidlá e-mailu“ v časti „Pravidlá a upozornenia“ vyhľadajte svoje pravidlo, začiarknite políčko naľavo od neho a potom „OK“.
Nakoniec nastavte svoju prítomnosť v programe Skype na „Off Work“:
Vždy, keď vás niektorý z vašich kontaktov na Skype vyhľadá, uvidí vedľa vášho mena malú fialovú šípku smerujúcu doľava a bodku. Toto potvrdzuje, že nie ste v práci a „Nepracujete“; teda neaktívny.
- Prihláste sa do Skype a vyberte svoj profilový obrázok v časti „Rozhovory“.
- Kliknite na svoj aktuálny stav a vyberte možnosť „Nepracujem“.
Nastavte stav Skype mimo kanceláriu a „Nepracujem“ v systéme Mac
Poznámka: Skype for Business na Macu momentálne neponúka podrobnosti o prítomnosti na základe kalendára Outlooku. Ako riešenie môžete nastaviť svoj stav na „Mimo práce“ so správou o stave mimo pracoviska:
- Prihláste sa do Skype a kliknite na svoju fotografiu.
- V rozbaľovacej šípke pod vaším menom vyberte možnosť „Off Work“.
Potom pridajte správu o stave:
- Kliknite na svoju fotografiu a vyberte možnosť „Kliknutím pridajte správu o stave“.
- Napíšte správu, napr. „Momentálne som offline... a vráti sa...“
- Ak chcete správu odstrániť, stačí na ňu kliknúť a potom kliknúť na „Odstrániť“.
Keď vás vaši kolegovia vyhľadajú vo svojich kontaktoch Skype, uvidia, že nie ste v kancelárii a nie ste k dispozícii.
Časté otázky týkajúce sa mimo kancelárie Skype
Prečo sa stále zobrazuje môj stav Skype „Mimo kanceláriu“?
Keď je začiarknutá možnosť „Zobraziť kontaktom informácie o mojej neprítomnosti“ v časti „Nástroje“ > „Možnosti“ > „Osobné“, váš stav neprítomnosti sa bude stále zobrazovať, aj keď je v programe Outlook vypnutý.
Ak to tak nie je, skúste kontaktovať tím technickej podpory spoločnosti Microsoft so žiadosťou o pomoc.
Môžem vypnúť stav mimo pracoviska pomocou programu Skype namiesto programu Outlook?
Skype používa informácie z vášho kalendára programu Outlook na aktualizáciu vášho stavu; preto budete musieť vypnúť svoju neprítomnosť cez Outlook.
Zobrazovanie vášho stavu mimo kancelárie v programe Skype
Nástroj na odosielanie okamžitých správ Skype for Business používa informácie z kalendára programu Outlook na informovanie vašich kontaktov v programe Skype o vašom stave. To je praktické, aby vaše kontakty na prvý pohľad videli, či ste mimo kanceláriu a ste k dispozícii alebo mimo kanceláriu a nie ste k dispozícii.
Teraz, keď sme vám ukázali kroky na to, ste úspešní pri jeho nastavení – fungovalo to podľa očakávania? Dajte nám vedieť v sekcii komentárov nižšie.
