Ak ste bežným používateľom Tabuliek Google, pravdepodobne ste narazili na problém, keď ste do tabuľky omylom pridali duplicitné záznamy. Táto situácia môže zničiť súbor údajov, na ktorom ste tak tvrdo pracovali. Možno neviete, že k tomuto prípadu došlo, najmä keď sa váš počítač pokazí alebo keď narazíte na trackpad na prenosnom počítači.
V každom prípade je príliš ľahké niečo vynechať, keď je v tabuľke obrovské množstvo údajov. Typické výsledky zahŕňajú chyby vo výpočtoch a duplicitné bunky, ktoré je ťažké identifikovať pri hľadaní zdroja problému.
Našťastie existuje niekoľko rôznych metód na zvýraznenie duplikátov vo vašich tabuľkách.
- Použite vstavanú funkciu Odstrániť duplikáty.
- Na vyhľadanie duplikátov použite zvýraznenie.
- Skopírujte jedinečné bunky a presuňte ich na nový hárok.
- Použite vyhľadávač duplikátov tretej strany.
- Vytvorte kontingenčnú tabuľku, ktorá počíta duplikáty na individuálnom základe.
Vyššie uvedené procesy uľahčujú nájdenie týchto duplicitných záznamov, takže ich môžete odstrániť alebo ignorovať, ak sa zhodujú, ale nie sú duplicitnými. Tu sú vaše možnosti.
Použite funkciu Odstrániť duplikáty z Tabuliek Google
Či už sa pokúšate nájsť duplikáty v jednom stĺpci, dvoch stĺpcoch alebo v celom pracovnom hárku, funkcia Odstrániť duplikáty presne odstráni bunky s rovnakými údajmi. však uvedomte si, že odstráni všetky duplikáty, aj keď nie sú spojené s rovnakými údajmi.
- Zvýraznite stĺpce, v ktorých chcete skontrolovať duplicitné údaje.
- V ponuke v hornej časti vyberte Údajea potom vyberte Odstráňte duplikáty.
- Zobrazí sa dialógové okno. Označte políčka vedľa každého stĺpca v zozname, ktorý chcete skontrolovať, alebo ho môžete začiarknuť Vybrať všetko,a potom kliknite Odstráňte duplikáty.
- Tabuľky Google zobrazujú, koľko kópií bolo nájdených a odstránených, aby ste sa mohli uistiť, že proces fungoval podľa plánu.
Používanie vstavanej funkcie „Nájsť a odstrániť duplikáty“ v Tabulkách Google je najjednoduchší spôsob, ako odstrániť duplikáty, niekedy však možno budete chcieť skontrolovať kópie pred ich odstránením. Skvelý spôsob, ako to dosiahnuť, je farebné zvýraznenie.
Zvýraznite duplikáty pomocou farieb na jednoduché odstránenie
Pokiaľ ide o identifikáciu chýb vo vašich tabuľkách, ďalším dobrým spôsobom je použitie zvýraznení na zvýraznenie nesprávnych informácií.
- Otvorte súbor Tabuliek Google a vyberte stĺpec alebo stĺpce, ktoré chcete zoradiť.
- Na paneli s ponukami v hornej časti vyberteFormátovať.
- V rozbaľovacej ponuke vyberte Podmienené formátovanie.
- Z novej ponuky, ktorá sa zobrazí, vyberte požadovaný rozsah.
- Pod Pravidlá formátu, zmeňte názov rozbaľovacej sekcie Formátovať bunky, ak… do Vlastný vzorec je.
- Vložte nasledujúci vzorec do poľa umiestneného pod Vlastný vzorec je možnosť:
=countif(A:A,A1)>1.
- Pod Štýl formátovania sekciu, vyberte Ikona farby výplne na zvýraznenie obsahu žltým pozadím bunky (alebo akoukoľvek farbou podľa vášho výberu).
- Kliknite na hotový na uloženie zmien.
Vaša tabuľka teraz zvýrazní vaše duplicitné bunky vo farbe, ktorú ste si vybrali, a výber môžete naskenovať, či neobsahuje duplikáty.
Poznámka: Najlepšie je zvýrazniť bunky stĺpca začínajúce riadkom 1 a nie vyberať bunky v strede. Vzorec nerád používa riadok 2 ako prvý stĺpec. Vo vybranom poli (A2:B9) chýbalo niekoľko duplikátov. Po pridaní riadku 1 (A1:B9) sa našli všetky duplikáty. Pozrite si dva obrázky nižšie.
Obrázok č. 1: zobrazuje vynechané duplikáty pri výbere buniek v riadku 2 ako prvých buniek (A2 a B2):
Obrázok č. 2: zobrazuje všetky duplikáty pri výbere buniek v riadku 1 ako prvých buniek (A1 a B1):
Uistite sa, že všetky existujúce duplikáty sú správne, pretože niektoré kópie vôbec nie sú kópiami. Môžu to byť rovnaké čísla pre dva rôzne účty, používateľov, zamestnancov alebo čokoľvek iné. Keď potvrdíte kopírovacie bunky, ktoré nepotrebujete, odstráňte ich. Nakoniec môžete zatvoriť ponuku formátovania a obnoviť štandardnú farbu buniek.
Skopírujte jedinečné bunky v Tabuľkách Google na jednoduché odstránenie duplikátov
Ak uprednostňujete automatické triedenie nespracovaných údajov, je najlepšie skopírovať všetky jedinečné bunky a nie duplikovať bunky. Tento proces poskytuje rýchlejšie triedenie a filtrovanie. Ak ste si istí, že sú vaše informácie správne, a radšej by ste duplikáty radšej odstránili, vyskúšajte nižšie uvedený spôsob.
- Otvorte dokument Sheets, ktorý chcete zoradiť, a zvýraznite stĺpec, ktorý chcete upraviť. Tento proces zaznamená rozsah stĺpcov pre ďalší krok.
- Po zvýraznení stĺpca kliknite na prázdny stĺpec, v ktorom chcete zobraziť jedinečné položky. Do poľa na zadanie vzorca v hornej časti dokumentu prilepte nasledujúci vzorec:
= UNIQUE()
- Do zátvoriek zadajte súradnice bunky pôvodného stĺpca, napríklad: (
A3:A9).
- Hit Zadajte presuniete svoje nové údaje do stĺpca, ktorý ste určili skôr.
Po dokončení môžete položky skontrolovať manuálne alebo importovať údaje do pracovnej tabuľky.
Na vyhľadanie a odstránenie duplikátov v Tabuľkách použite doplnok tretej strany
Na použitie s Tabuľkami Google sú k dispozícii online doplnky. Doplnky nájdete na Google Workspace Marketplace vrátane nástrojov na automatické odstránenie duplicitných záznamov.
Odstrániť duplikáty podľa Ablebits
Vhodný nástroj známy ako Remove Duplicates by Ablebits vám umožňuje rýchlo nájsť duplikáty v celom hárku informácií alebo prehľadávaním až dvoch stĺpcov naraz.
Výsledky môžete presúvať, mazať a zvýrazniť. Nástroj obsahuje dve nastavenia sprievodcu: nájsť a odstrániť duplikáty a nájsť jedinečné bunky alebo vlastnosti v dokumente. Tieto dve možnosti uľahčujú sledovanie informácií za pochodu.
Celkovo možno povedať, že použitie nástroja sprievodcu na nájdenie informácií môže byť z dlhodobého hľadiska za to. Toto vyhlásenie je primárne pre používateľov, ktorí neustále hľadajú duplikáty vo svojich tabuľkách a radšej by strávili čas niečím iným.
Na vyhľadanie duplicitných riadkov v hárkoch použite kontingenčnú tabuľku
Kontingenčná tabuľka je praktický nástroj na bližšie prezeranie údajov. Kontingenčná tabuľka automaticky neodstráni duplicitné bunky alebo riadky; poskytuje rozpis toho, ktoré stĺpce majú duplikáty, takže si svoje údaje môžete pozrieť manuálne a uvidíte, čo, ak vôbec niečo, musíte odstrániť.
Vytvorenie kontingenčnej tabuľky je o niečo zložitejšie ako iné metódy uvedené v tomto článku. Pre každý stĺpec musíte pridať kontingenčnú tabuľku, aby ste sa uistili, že výsledky sú jednotné a presne identifikujú duplikáty.
Poznámka: Ak v tabuľke nemáte názvy stĺpcov, kontingenčné tabuľky nebudú pri hľadaní duplikátov fungovať presne. Skúste dočasne pridať nový riadok a potom pomenujte stĺpce pomocou tohto nového riadka.
Tu sú kroky na použitie kontingenčnej tabuľky na identifikáciu duplicitných buniek alebo riadkov.
- Vyberte všetky údaje tabuľky a potom prejdite na Údaje > Kontingenčná tabuľka.
- V prípade potreby upravte rozsah buniek a potom stlačte Vytvorte.
- Vyberte Pridať vedľa Riadky. Tento krok vyberie stĺpec na vyhľadanie duplikátov. Áno, čítate správne. Z rozbaľovacej ponuky vyberte požadovaný stĺpec. Ak stratíte editor kontingenčnej tabuľky, kliknutím na vyplnenú bunku ju vrátite späť.
- Teraz vyberte Pridať vedľa hodnoty a vyberte rovnaký stĺpec ako vyššie, ale nastavte ho na zhrnutie COUNT alebo COUNTA. Už by to malo byť predvolené.
- Nová kontingenčná tabuľka identifikuje duplikáty, ako je uvedené nižšie.
- Ak ty chcete zobraziť iný stĺpec, môžete zopakovať vyššie uvedené kroky (na zachovanie predchádzajúcich výsledkov) alebo znova otvoriť editor kontingenčnej tabuľky a potom zmeniť existujúcu tabuľku.
- Kontingenčná tabuľka sa zmení a zobrazí nové úpravy.
Ako už bolo spomenuté, metóda kontingenčnej tabuľky je trochu viac zapojená. Napriek tomu vám poskytuje konkrétnu správu o umiestnení vašich duplicitných záznamov, čo môže byť veľmi užitočné pri analýze údajov. Ďalšie informácie o používaní kontingenčných tabuliek nájdete v príručke TechJunkie o vytváraní, úprave a obnovovaní kontingenčných tabuliek v Tabuľkách Google.
Celkovo môže duplicitná bunka v Tabuľkách Google spôsobiť problémy s vašimi údajmi, ak si nedáte pozor, najmä keď sa pokúšate zoradiť finančné informácie do užitočnej tabuľky.
Najbežnejšie príčiny duplikátov sú:
- Niekoľko ľudí pridalo rovnakého zákazníka, faktúru, kategóriu, položku atď.
- Importy údajov sa pridajú k už prítomným údajom druhýkrát.
- Akcie kopírovania a prilepenia pridali duplicitné položky.
Našťastie je identifikácia, odstránenie a vymazanie identických dátových buniek v Tabuľkách Google prekvapivo jednoduché, čo je pozitívne, ak neustále pracujete s tabuľkami vo svojom každodennom pracovnom postupe. Ak hľadáte niečo na lepšie triedenie vášho obsahu, vždy môžete použiť doplnok ako Remove Duplicates by Ablebits, aby ste zaistili, že vaše informácie budú dobre zoradené a dobre usporiadané.
Zabaliť sa
Máte nejaké skúsenosti, tipy alebo otázky týkajúce sa používania niektorej z metód uvedených v tomto článku? Dajte nám vedieť v sekcii komentárov nižšie.
